Vanaf het boekjaar 2023 is het verplicht voor het college om in de jaarrekening aan de raad verantwoording af te leggen over de financiële beheershandelingen. Dit houdt in dat het college moet aantonen dat deze handelingen volgens de geldende wet- en regelgeving zijn uitgevoerd en dus rechtmatig waren. Dit gebeurt in de vorm van een rechtmatigheids-verantwoording, welke een wettelijk voorgeschreven standaard is. In deze verantwoording dient het college te verklaren in hoeverre de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties financieel rechtmatig zijn. Het is voor het eerst dat het college hierover verantwoording aflegt aan de raad. Voorheen ontving de raad deze informatie via het accountantsrapport van de accountant.
In de rechtmatigheidsverantwoording wordt een rapportagetolerantie van € 50.000 en een verantwoordingsgrens van 2% gehanteerd, zoals voorgeschreven in de door de raad vastgestelde ‘Financiële verordening gemeente Bodegraven-Reeuwijk d.d. 28 februari 2024.
Vanaf boekjaar 2023 geeft de accountant alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, waaronder een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheids-verantwoording. Getrouwheidsfouten tellen mee in het oordeel van de accountant maar zijn geen onderdeel van de rapportage in de rechtmatigheidsverantwoording.
Conclusie financiële rechtmatigheid 2023
In de rechtmatigheidsverantwoording zoals die in deze jaarrekening is opgenomen luidt de conclusie ten aanzien van de financiële rechtmatigheid als volgt:
Het college van burgemeester en wethouders is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens.
Toelichting op geconstateerde onrechtmatigheden
In de rechtmatigheidsverantwoording wordt een rapportagetolerantie van € 50.000 en een verantwoordingsgrens van 2% gehanteerd. De geconstateerde onrechtmatigheden die onder de rapportagegrens liggen worden in deze paragraaf niet toegelicht. Alleen de geconstateerde onrechtmatigheden die de rapportagegrens overschrijden worden hierna per criterium toegelicht.
Begrotingscriterium
Met de gemeenteraad zijn de volgende afspraken gemaakt met betrekking tot het begrotingscriterium.
een (kosten)overschrijding op een programma is onrechtmatig tenzij:
a. De omvang van de overschrijding kleiner is dan € 100.000.
b. Er sprake is van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
c. Er sprake is van een overschrijding op een open-einde regeling.
d. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
In de realisatie van de baten en lasten en investeringskredieten zijn overschrijdingen van de lasten geconstateerd ter grootte van € 10,4 mln. Vanaf 2023 worden deze overschrijdingen altijd aangemerkt als onrechtmatig. Tegenover een deel van deze overschrijdingen staan direct gerelateerde inkomsten die de overschrijding compenseren (€ 9,6 mln.).In de onderstaande tabel zijn de geconstateerde overschrijdingen van de lasten op programma-niveau in beeld gebracht inclusief het bedrag wat acceptabel is.
De overschrijding op programma 02. Verkeer, vervoer en waterstaat wordt o.a. veroorzaakt door een overschrijding op salarissen en inhuur.
De overschrijding op programma 03. Economische zaken wordt o.a. veroorzaakt door een overschrijding op salarissen en inhuur.
De overschrijding op programma 04. Onderwijs wordt o.a. veroorzaakt door een overschrijding op salarissen en inhuur.
De overschrijding op programma 05. Sport, cultuur en recreatie wordt o.a. veroorzaakt door een overschrijding op salarissen en inhuur en op de exploitatiekosten van binnensportaccommodaties, waar een bate tegenover staat.
De overschrijding op programma 06. Sociaal domein wordt o.a. veroorzaakt door de verstrekte energietoeslag en de kosten voor de noodopvang Oekraïners. Beide overschrijdingen worden gedekt door een bate uit rijksbijdragen.
De overschrijding op programma 09. Bestuur en ondersteuning wordt o.a. veroorzaakt door een overschrijding op salarissen en inhuur.
Ten aanzien van de investeringskredieten zijn er overschrijdingen van de lasten geconstateerd ter grootte van € 496.000. Overschrijdingen die boven de rapportagetolerantie liggen betreffen de investeringen Raadhuisweg en Nieuwenbroeksedijk.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern.
In het proces inkoop- aanbestedingen is over het boekjaar 2023 een bedrag van € 1.568.000 aan uitgaven als onrechtmatig aangemerkt. Deze onrechtmatigheden bestaan voor € 1.131.500 aan bevindingen uit voorgaande jaren en € 436.400 aan nieuwe bevindingen.
De bevindingen uit voorgaande jaren betreffen onrechtmatige verlengingen dan wel onterecht niet Europees aanbestede ICT-opdrachten en inkoop- en dienstverleningsopdrachten. De nieuwe bevindingen hebben betrekking op inhuur van tijdelijk personeel, onderhoudswerkzaamheden en huur van verkeersmiddelen. De oorzaak van deze onrechtmatigheden hebben betrekking op overschrijding van de Europese aanbestedingsgrens.
M&O criterium
Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Het College concludeert dat in 2023 geen algemeen M&O-beleid bestaat en laat deze daarom opstellen. Door het ontbreken van een M&O-beleid in 2023 zijn geen formele controles uitgevoerd. In 2024 zal de organisatie het M&O-beleid gaan opstellen.
Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen
Naar aanleiding van de bevindingen van voorgaande jaren heeft het college de volgende verbeterpunten reeds ingezet:
* Vanaf medio 2023 verloopt de inhuur van tijdelijk personeel via een Europees aanbesteed
raamcontract;
* Een aantal contracten zijn in de loop van 2023 beëindigd.
Op basis van de nieuwe bevindingen is het college voornemens om de volgende verbeter-punten in 2024 en volgende jaren op te pakken:
* Concrete onrechtmatige dossiers worden opnieuw aanbesteed dan wel een contract niet
onrechtmatig te verlengen;
* Het inkoop- en aanbestedingsproces verder optimaliseren door o.a. de ramingen aan de
voorkant van het proces beter in kaart te brengen.